Projektledelse

Her har vi samlet alle de dokumenter, du har brug for, når du skal starte et projekt. Det er ingenlunde noget vi har fundet på, det er alt sammen fra Fokus, og dokumenter, som er udarbejdet til brug for os alle i kommunen.

Gladsaxes fælles projektmodel

Når du som medarbejder i Gladsaxe Kommune skal i gang med et projekt, kan du tage et kig i projekthåndbogen. Den er tænkt som en hjælp til dig som projektleder, projektejer, del af en styregruppe, eller projektdeltager. Projektmodellen viser retning for vores projektarbejde og i håndbogen får du udover en introduktion til projektmodellen og eksempler på forskellige anvendelsesmuligheder, også en introduktion til rolle- og ansvarsfordelingen i projekter. Du får inspiration til centrale spørgsmål, du bør stille undervejs i projektarbejdet i relation til din rolle i projektet og projektets forløb.

Her på siden skitserer vi kort hvilke faser, du skal igennem, og hvilke skabeloner det er et krav, at du bruger i projektarbejdet.

De fire faser

1. Ideudvikling

Formål: At rammesætte projektet og sikre et godt fundament.

Inden projektet overhovedet er sat i gang er det vigtigt, at du sikrer dig et godt afsæt for projektet. Derfor giver det mening at du og I, der er involverede i at finde løsninger, bruger tid på at afklare baggrunden for udfordringen og hvorfor et problem er blevet rejst. Undersøg hvilke mål, der skal indfries og overvej om det er en projektorganisering, der er den rigtige løsning.

Det er ud fra idébeskrivelsen, at ledelsen enten igangsætter, udsætter eller afviser et projekt. Hvis ledelsen beslutter at gå videre med en projektide skal den uddybes i projektbeskrivelsen.
Find skema til idebeskrivelsen her

2. Planlægning

Formål: At konkretisere ideen – hvordan gør vi i praksis?

I denne fase skal projektet planlægges, og projektbeskrivelsen skrives. Projektbeskrivelsen er omdrejningspunktet for planlægningsfasen, hvor der konkretiseres på væsentlige parametre som mål, resurser, tid og aktiviteter. Gode spørgsmål at stille her er fx ’hvordan kan vi konkret lykkes med projektet?’, ’hvilken viden har vi brug for, for at kunne indfri projektets målsætning?’, ’hvad skal vi levere hvornår?’ og ’hvilke konkrete milepæle (delresultater) skal vi have opnået hvornår?

Find skema til projektbeskrivelsen her

Find skeam til budget og regnskab her

3. Gennemførsel

Formål: At føre planen ud i virkeligheden, med de nødvendige justeringer.

I gennemførelsesfasen arbejdes med de forskellige aktiviteter, der er i projektet for at komme fra plan til virkelighed. Her kan du med fordel spørge: ’hvad er status på projektet (effekt, økonomi, leverancer, tid, risici)?, ’er der sket væsentlige ændringer i rammer og forudsætninger, der giver anledning til justeringer i projektet og projektbeskrivelsen?’, ’har ideen flyttet sig? Hvis ja: Hvad betyder det for projektet?’, ’hvordan ser det ud fra interessenternes side?’ og ’hvad er de største risici lige nu?’

4. Forankring

Formål: At sikre implementering og forankring i driften.

Når projektet afsluttes, skal der udarbejdes en afrapportering på projektet, der inkluderer plan for implementering og overlevering til drift, hvor det også kan være relevant at gå mere i dybden med udvalgte evalueringspunkter i projektet. Du kan her stille spørgsmålene: ’er der noget vi skal gøre ekstra, som sikrer forankring af projektets resultater hos målgruppen?’, ’skal der etableres et implementeringsprojekt, som opfølgning på dette?’, ’hvem har ansvaret, når projektet overgår til drift?’ og ’opnåede vi det vi ville? Hvis nej, hvad udestår og hvorfor?’

Find skema til afrapportering her