Aktindsigt

Gladsaxe Kommune ønsker størst mulig åbenhed i den kommunale forvaltning, Hvis du ønsker aktindsigt, skal du kontakte den forvaltning, som har behandlet sagen.

Aktindsigt

Gladsaxe Kommune ønsker størst mulig åbenhed i den kommunale forvaltning.

Hvis du ønsker aktindsigt, skal du kontakte den forvaltning, som har behandlet sagen.

Hvem har ret til aktindsigt?

Alle borgere har ret til aktindsigt i de dokumenter, der er indgået til eller oprettet af Gladsaxe Kommune. Se undtagelserne nedenfor.

Aktindsigt efter forvaltningsloven

Hvis du er part i en sag, hvori der er eller vil blive truffet en afgørelse af kommunen, har du krav på aktindsigt efter reglerne i forvaltningsloven. Heri ligger, at du har krav på at blive gjort bekendt med sagens dokumenter. Du er part i en sag, hvis du er ansøger, klager eller har en væsentlig retlig interesse i sagens afgørelse.

Retten til aktindsigt omfatter alle dokumenter, der vedrører sagen, og indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter.

Sådan får du aktindsigt

Der er ingen særlige krav til, hvordan du skal bede om aktindsigt. Det kan ske via e-mail, brev, samt ved telefonisk- eller personlig henvendelse på Rådhuset.

Det er ikke et krav, at du begrunder dit ønske om aktindsigt.

Du skal rette din henvendelse til den forvaltning, som har eller skal træffe afgørelse i sagen.

En anmodning om aktindsigt skal dog angive den sag, hvis dokumenter du som part ønsker at blive gjort bekendt med. Kommunen har vejledningspligt med hensyn til, hvilke oplysninger du skal tilvejebringe, for at kommunen kan finde ud af, hvilken sag der ønskes aktindsigt i.

Anmodning om aktindsigt under sagens behandling

Hvis du under sagens behandling anmoder om aktindsigt, og hvis denne anmodning efter loven skal imødekommes, udsættes sagens afgørelse, indtil du har fået adgang til at gøre dig bekendt med dokumenterne. Dette gælder dog ikke, hvis udsættelse vil medføre overskridelse af en lovbestemt frist for sagens afgørelse, eller hvis din interesse i, at sagens afgørelse udsættes, findes at burde vige for væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser, der taler imod en sådan udsættelse.

Her kan du ikke få aktindsigt

Der er nogle oplysninger, sagstyper samt visse dokumenter, som er undtaget fra retten til aktindsigt. Du kan læse de vigtigste undtagelser nedenfor.

Dokumenter som er undtaget fra retten om aktindsigt:

Som udgangspunkt har du ikke adgang til aktindsigt i kommunens interne arbejdsdokumenter. Som interne arbejdsdokumenter anses dokumenter, der ikke er afgivet til udenforstående.

Der er dog alligevel visse interne arbejdsdokumenter, som der gives aktindsigt i, hvis de foreligger i endelig form og når dokumenterne alene gengiver indholdet af kommunens endelige beslutning vedrørende en sags afgørelse, når dokumenterne alene indeholder en gengivelse af oplysninger, som kommunen har haft pligt til at notere efter lov om offentlighed i forvaltningen, eller når dokumenterne er selvstændige dokumenter, som er udarbejdet af en myndighed for at tilvejebringe bevismæssig eller anden tilsvarende klarhed med hensyn til en sags faktiske omstændigheder.

Oplysninger, som er undtaget fra retten til aktindsigt:

Retten til aktindsigt kan også begrænses, i det omfang det vurderes, at din adgang til aktindsigt bør vige pga. afgørende hensyn til for eksempel det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed, eller af hensyn til private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet.

Sager, som er undtaget fra retten til aktindsigt:

  • Der kan ikke gives aktindsigt i sager om strafferetlig forfølgning af lovovertrædelser.

Meroffentlighedsprincippet

Kommunen skal i forbindelse med en aktindsigtsanmodning altid overveje, om der kan gives aktindsigt i videre omfang. Det kan der gives, medmindre det vil være i strid med anden lovgivning, herunder regler om tavshedspligt og regler i lov om behandling af personoplysninger.

Svar på aktindsigtsanmodningen

En anmodning om aktindsigt skal som udgangspunkt besvares inden for 7 arbejdsdage efter modtagelsen.

Hvis kommunen undtagelsesvis ikke har mulighed for dette, på grund af sagens omfang eller kompleksitet, vil du inden de syv arbejdsdage blive underrettet herom og du vil få oplyst, hvornår du kan forvente svar på din aktindsigtsanmodning.

Dokumenterne vil blive udleveret i den form, som du ønsker og oplyser om, med mindre det er umuligt eller meget vanskeligt eller der foreligger tungtvejende modhensyn.

Begrundelse for afslag på aktindsigt

Du har altid krav på at få en begrundelse, hvis du ikke får fuldt ud medhold eller afslag på din anmodning om aktindsigt.

Hvordan og til hvem klager jeg over besvarelsen af min aktindsigt?

Afgørelser om aktindsigtsspørgsmål kan påklages særskilt til den myndighed, som er klageinstans i forhold til afgørelsen af den sag, anmodningen om aktindsigt vedrører.

Hvor adgangen til at påklage afgørelsen i en sag er tidsbegrænset og anmodningen om aktindsigt fremsættes efter, at afgørelsen er meddelt dig, men inden klagefristens udløb, kan kommunen bestemme, at klagefristen afbrydes. Klagefristen løber i så fald videre fra det tidspunkt, hvor aktindsigt er meddelt dig eller er afslået, dog med mindst 14 dage. Underretning om, hvornår klagefristen herefter udløber, skal samtidig gives til andre klageberettigede, der har fået skriftlig meddelelse om selve afgørelsen.

Aktindsigt efter offentlighedsloven

Hvis du ikke er part i en sag, hvori der er eller vil blive truffet en afgørelse af kommunen, har du krav på aktindsigt efter reglerne i offentlighedsloven.

Retten til aktindsigt omfatter alle dokumenter, der vedrører sagen, og indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter.

Sådan får du aktindsigt

Der er ingen særlige krav til, hvordan du skal bede om aktindsigt. Det kan ske via e-mail, brev, samt ved telefonisk- eller personlig henvendelse på Rådhuset.

Det er ikke et krav, at du begrunder dit ønske om aktindsigt.

En anmodning om aktindsigt skal indeholde de oplysninger, som er nødvendige, for at den sag eller de dokumenter, som du ønskes aktindsigt i, kan identificeres. Derudover skal aktindsigtsanmodningen angive det tema, sagen eller dokumentet vedrører. Et tema kunne for eksempel være "brevveksling, der vedrører smiley-ordningen".

Jo mere præcis du er i din beskrivelse af, hvad du ønsker aktindsigt i, jo nemmere og hurtigere vil kommunen kunne behandle din anmodning.

Her kan du ikke få aktindsigt

Der er nogle oplysninger, sagstyper samt visse dokumenter, som er undtaget fra retten til aktindsigt. Du kan læse de vigtigste undtagelser nedenfor.

Dokumenter som er undtaget fra retten om aktindsigt:

Som udgangspunkt har du ikke adgang til aktindsigt i kommunens interne arbejdsdokumenter. Som interne arbejdsdokumenter anses for eksempel dokumenter, der ikke er afgivet til udenforstående samt dokumenter, der udveksles i forbindelse med økonomiske eller politiske forhandlinger i kommunen.

Der er dog alligevel visse interne arbejdsdokumenter, som der gives aktindsigt i, hvis de foreligger i endelig form og når dokumenterne alene gengiver indholdet af kommunens endelige beslutning vedrørende en sags afgørelse, når dokumenterne alene indeholder en gengivelse af oplysninger, som kommunen har haft pligt til at notere efter lov om offentlighed i forvaltningen, eller når dokumenterne er selvstændige dokumenter, som er udarbejdet af en myndighed for at tilvejebringe bevismæssig eller anden tilsvarende klarhed med hensyn til en sags faktiske omstændigheder, mv.

Oplysninger, som er undtaget fra retten til aktindsigt:

Der er nogle oplysninger, som er undtaget fra retten til aktindsigt. Det kan f.eks. være oplysninger om:

• Enkeltpersoners private eller økonomiske forhold

• Virksomheders drifts- eller forretningsforhold og tekniske indretninger.

Sager, som er undtaget fra aktindsigt:

Der er endvidere visse typer af sager, som kommunen på grund af offentlighedslovens regler ikke kan give aktindsigt i.

De vigtigste undtagelser er:

• Sager om ansættelse og forfremmelse i det offentlige

• Personalets ansættelsesforhold. Du kan dog godt få oplysninger om de ansattes navn, stilling, uddannelse, arbejdsopgaver og lønmæssige forhold. For ansatte i chefstillinger kan oplysninger om disciplinære reaktioner, som er mindre end to år gamle, også udleveres.

• sager om førelse af en kalender.

Retten til aktindsigt kan også begrænses i andre tilfælde, f.eks. hvis dette er nødvendigt for at beskytte det offentliges økonomiske interesse.

Meroffentlighedsprincippet

Kommunen skal i forbindelse med en aktindsigtsanmodning altid overveje, om der kan gives aktindsigt i videre omfang. Det kan der gives, medmindre det vil være i strid med anden lovgivning, herunder regler om tavshedspligt og regler i lov om behandling af personoplysninger

Uforholdsmæssigt ressourceforbrug

Kommunen har mulighed for at afslå behandlingen af en anmodning om aktindsigt, hvis behandlingen af anmodningen vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug. Dette kan være tilfælde, hvis der anmodes om aktindsigt i mange sager eller dokumenter eller anmodningen på grund af dokumenternes og sagernes indhold vil være kompliceret at behandle. Udgangspunktet for vurderingen er, om kommunen skal bruge mere end ca. 25 timer på at behandle sagen om aktindsigt.

Kommunen har også mulighed for at afslå behandlingen af en anmodning om aktindsigt, hvis anmodningen må antages at skulle tjene et retsstridigt formål eller lignende.

Svar på aktindsigtsanmodningen

En anmodning om aktindsigt skal som udgangspunkt besvares inden for syv arbejdsdage efter modtagelsen.

Hvis kommunen undtagelsesvis ikke har mulighed for dette, på grund af sagens omfang eller kompleksitet, vil du inden de syv arbejdsdage blive underrettet herom og du vil få oplyst, hvornår du kan forvente svar på din aktindsigtsanmodning.

Dokumenterne vil blive udleveret i den form, som du ønsker og oplyser om, med mindre det er umuligt eller meget vanskeligt eller der foreligger tungtvejende modhensyn.

Begrundelse for afslag på aktindsigt

Du har altid krav på at få en begrundelse, hvis du ikke får fuldt ud medhold eller afslag på din anmodning om aktindsigt.

Hvordan og til hvem klager jeg over besvarelsen af min aktindsigt?

Du kan klage over en afgørelse om aktindsigt til den myndighed, der er øverste klageinstans i forhold til den afgørelse eller sag, som anmodningen om aktindsigt vedrører.

Hvis du ønsker at klage over en afgørelse om aktindsigt, skal du fremsende klagen til den afdeling i Gladsaxe Kommune, der har truffet afgørelsen om aktindsigt. Herefter vil kommunen genoverveje afgørelsen. Senest 7 arbejdsdage efter modtagelsen af klagen, vil kommunen videresende klagen samt sagens dokumenter til klageinstansen, såfremt afgørelsen om aktindsigt fastholdes af kommunen.

Hvordan og til hvem klager jeg over sagsbehandlingstiden?

Du kan klage over sagsbehandlingstiden, hvis kommunen ikke har færdigbehandlet din anmodning om aktindsigt inden 14 arbejdsdage efter modtagelsen.

Hvis du ønsker at klage over sagsbehandlingstiden, skal du fremsende klagen til den afdeling i Gladsaxe Kommune, hvis sagsbehandlingstid du ønsker at klage over. Senest 7 arbejdsdage efter modtagelsen af klagen, vil kommunen videresende klagen samt en begrundelse for sagsbehandlingstiden.

Hvis afgørelsen ikke kan påklages

Hvis den afgørelse eller sag som anmodningen vedrører, ikke kan påklages til en anden myndighed, har du mulighed for at rette henvendelse til Tilsynet i Statsforvaltningen eller til Folketingets Ombudsmand. Tilsynet i Statsforvaltningen og Folketingets Ombudsmand er ikke klageinstanser, men tilsynsmyndigheder, der selv beslutter, om der er tilstrækkeligt grundlag for at rejse en sag.

Kontakt til Statsforvaltningen kan ske på følgende måde:

Statsforvaltning, Afdeling København, Borups Allé 177, 2400 København NV, tlf.: 72 56 70 00

www.statsforvaltningen.dk

Kontakt til Folketingets Ombudsmand kan ske på følgende måde:

Folketingets Ombudsmand, Gammeltorv 22, 1457 København K, tlf.: 33 13 25 12 www.ombudsmanden.dk.

 

Sagsbehandling