Brug af WFP lokalebooking

Systemet giver alle foreninger (godkendte foreninger i Gladsaxe), borgere, virksomheder og medarbejdere mulighed for at booke lokaler i Gladsaxe Kommune. Hvis du vil booke på vegne af en godkendt forening eller for din arbejdsplads er det vigtigt at du følger vejledningen her, når du oprettes som bruger i systemet. Som borger kan du selv oprette dig som bruger den første gang du logger på systemet. 

Nederst på denne side er der en selvbetjeningsboks, hvor der søges og bookes lokaler.

 

Log på med enten Nem-ID eller ved at skrive din mailadresse i feltet ”Brugernavn” og tryk ”glemt adgangskode”. Du vil herefter få tilsendt et link til din mail-adresse, som giver dig mulighed for at nulstille/oprette dit eget kodeord. Vær opmærksom på at linket kun virker i 30 min.

Læs mere i Vejledning: Sådan logger du på Vejledning - Sådan logger du på

 

Selvbetjeningsmuligheder ved login:

  1. Du kan booke vores lokaler i WFP Lokalebooking i nuværende bookingsæson frem til sommeren 2019. De fleste lokaler kan bookes som 'enkeltbookinger' og kun enkelte er åbne for nye ansøgninger og 'sæsonbooking'. 

  2. Du kan både søge om ”forløbsbookinger” (sæson) og ”enkeltbookinger” for kommende bookingsæsoner, udendørs og indendørs indenfor fristerne.

  3. Du kan se en oversigt over dine (foreningens) kommende bookinger (forløb og enkeltbookinger og evt. afventende forespørgsler til behandling for kommende bookingsæson).

  4. Du kan i din bookingoversigt se alle dine egne (eller foreningens) bookinger i en kalenderoversigt. Du kan samme sted se alle bookinger for hvert lokale. Du kan også afbooke og om booke via bookingoversigten

  5. Du kan se og rette din forenings-, gruppens- eller virksomhedens stam- og kontaktoplysninger  i fanen 'forening'. 

Sæsonfordeling kaldes forløbsbookinger i det nye WFP Lokalebookingsystem.

Der er åbent for ansøgning via selvbetjening for nye sæsoner.

Frist for ansøgning om udendørsfaciliteter er 15.1
Ansøg tider, enkeltdato eller sæson (forløbsbookinger) via WFP Lokalebooking.
Frist for ansøgning om indendørsfaciliteter er 1.3.
Ansøg tider, enkeltdato eller sæson (forløbsbookinger) via WFP Lokalebooking

 

Status  ”Afventer din accept”
Hvis kommunens medarbejdere har oprettet bookingen, ser du en gul/orange farve og teksten ”afventer din accept”.
Du skal ikke foretage dig noget. Bookingen er endelig, og betyder blot at bookingen ikke er dannet af dig som bruger, men oprettet administrativt.

Status  ”Accepteret”
Bookingen er dannet af bruger online, og derfor er farven grøn og teksten ”accepteret”.
OBS - forespørgsler og ansøgninger, som kræver godkendelse, vil ligeledes have denne status – her skal en endelig bekræftelse afventes for endelig booking.

Status under forløbsbookinger
Herunder kan bookinger sorteres i blandt andet ”afventer godkendelse af administration” eller ”aflyst af administrationen”
”afventer godkendelse af administration”  - det er ansøgninger, eks. sæsonbookinger til kommende sæson, som afventer behandling.
”aflyst af administrationen” – forløbsbookinger, som har en eller flere aflysninger, vil have denne status. Lukkedage/feriedage gælder også som aflysninger.

Du kan i WFP Lokalebooking gennemføre forløbsbookinger og enkelte bookinger af kommunens lokaler fx på Telefonfabrikken, i bibliotekerne, skolerne, Idrætsanlæggene, Natur- og Sejlklubben, Tyrolerhuset, Frødings Allé, Højgård, Søgård og Verdensmålshuset.

Ikke alle brugere har adgang til at booke alting, nogle lokaler er kun forbeholdt foreninger eller særlige typer af foreninger, andre er kun forbeholdt private borgere og andre igen kun for kommunens ansatte. Der kan også være begrænsninger sådan at nogle tidsrum er forbeholdt udvalgte brugergrupper. Når du er logget ind som forening, kan du se de lokaler som din forening har adgang til at booke.

Hvis du foretrækker at have et overblik over dine bookinger og gerne vil kunne booke og afbooke lokaler via din mobil eller tablet, så kan du downloade vores app: Foreningsbooking, fra App Store eller Google Play

Vær opmærksom på, at det nye system fortsat er under opbygning. Vi beder derfor om jeres tålmodighed.

Selvom vi WFP Lokalebooking er taget fuldt ud i brug, så fortsætte vi og leverandøren med at udbygge funktionerne i systemet. Det kan betyde at skærmbillederne ændres lidt, eller nye knapper og funktioner kommer til. Som alle andre IT-systemer, så kan WFP Lokalebooking også blive ramt af fejl og nedbrud.

Hvis du har akutte forespørgsler om enkeltbookinger, kan du rette henvendelse på nybooking@gladsaxe.dk.

Andre uopsættelige spørgsmål kan ligeledes rettes til nybooking@gladsaxe.dk.

Fejl på bookingbekræftelser, udsendt i perioden 15. januar til 11. februar 2019.
Fejlen består i, at lokalet/facilitetens navn ikke er flettet ind i teksten på bookingbekræftelsen. I stedet står [[Lokalenavne]].

Din booking af lokalet er imidlertid i orden, og du kan se alle oplysningerne på din on-line bookingoversigt ved login på WFP Lokalebooking.

Vi beklager ulejligheden.

 

Du skal logge ind i WFP Lokalebooking med din brugerlogin. Du kan se og opdatere foreningens kontaktoplysninger, herunder også bestyrelsesmedlemmerne under menupunktet: ”Forening”. Alle brugere/ personer, som er listet under brugeradministration, har adgang til at booke på vegne af foreningen. Du kan ændre brugernes roller eller slette dem for oversigten, hvis de ikke længere er i bestyrelsen eller ikke længere skal kunne booke på vegne af foreningen.

Nye bestyrelsesmedlemmer kan først tilføjes i foreningens brugeradministration, når de er oprettet som brugere af WFP Lokalebookingsystemet.

Den offentlige del af foreningsregisteret udstiller foreningens kontaktoplysninger og eventuelle indsendte regnskabsoplysninger. Oplysningerne om din foreninger er kun synlig, hvis foreningen selv har godkendt visningen efter login på foreningens stamoplysninger. Du kan finde foreningsregisteret under ”Info til foreninger” og ”Fritid” på Gladsaxe Kommunes hjemmeside.

På Gladsaxe Kommunes hjemmeside kan borgerne finde frem til din forening i det offentligt tilgængelige foreningsregister: Find en Forening. Det er en forudsætning, at I først har gennemgået oplysningerne (se pdatering af foreningens kontaktoplysninger) og givet jeres tilladelse til at vi må vise oplysningerne i foreningsregistret.

Skriv meget gerne en kort beskrivelse af foreningen, fx jeres aktiviteter og historie, så nye medlemmer kan se hvem I er – og hvad i står for.

I TAS-løsningen www.gladsaxe.dk/tilskud er følgende tilskud oprettet og tilgængelige: deltagertilskud, trænertilskud, fritidspas, lejr/stævne tilskud, leder- og instruktøruddannelse, materieltilskud, lokaletilskud og transporttilskud.
Tilskuddene vil være synlige i løsningen for løbende ansøgninger, enkelte puljer vil være åbne når ansøgningsfristen nærmer sig.

Brugere af TAS skal identificerer sig ved brug af Nem-ID medarbejdersignatur, som er knyttet til foreningen.

 

Kontakt

Lokalebooking

Rådhus Alle 7
2860 Søborg
Telefon: 39 57 53 37
lokaler@gladsaxe.dk

Telefontider

Mandag-Fredag: 12.00-14.00

Lokaler og pladser